طالبت وزارة التعليم العالي الطلبة المقبولين في أستراليا ونيوزيلندا بعد الانتهاء من إجراءات الفيزا وإصدار التأشيرة رفع نسخة من الفيزا على النظام الأكاديمي في موقع الوزارة وإخطار الوزارة عن طريق الإيميل متضمناً الاسم الثلاثي بالإضافة إلى الرقم المدني ليتم صرف مخصصات ما قبل السفر.